Si alguna vez has descargado plantillas para facturas de Microsoft Word o Excel, habrás comprobado que con ciertas habilidades de copiar y pegar y algo de paciencia, puedes crear las facturas para tu negocio con tu propio logo y diseño.Y si además tienes estos programas instalados puedes crear tus facturas gratis. Sin embargo ¿pueden ofrecerte todo lo que un programa de facturación puede darte? Eso es otra historia porque, al final, no están pensados para emitir facturas. Hay varias razones por la que deberías olvidarte de facturar con Word o Excel y usar un programa de facturación específico que te facilitará tu trabajo y te aportará una mejor gestión de tu negocio.
Llegados aquí, me gustaría que te hicieses algunas de las preguntas a continuación, antes de decidirte si utilizar una plantilla de factura y sobrescribir en ella cada vez, o comenzar a trabajar con nuestro programa de facturación gratuito, que hará el trabajo por ti.
¿Controlas sin problemas la numeración de tus facturas?
Si utilizas una plantilla de Word o vas a hacer facturas con Excel, deberás ser muy cuidadoso al insertar el número de la factura, ya que siempre deberá ser correlativo a la anterior. Si reutilizas un número de factura, ésta queda invalidada y si, por error, te saltas un número, tu historial de facturas estará comprometido.
Incluso si tu único objetivo es que tus clientes te paguen lo antes posible, puedes llegar a tener problemas con Hacienda si tus números de factura no son correctos.
Con nuestro software de gestión AVALON es imposible reutilizar un número de factura, de hecho, AVALON asignará números correlativos a tus facturas automáticamente.
¿No quieres comenzar la facturación de tu negocio con el número 1? ¡No hay problema! Puedes comenzar desde el número que desees y el sistema continuará desde ahí a asignar el siguiente número correcto para la próxima factura que emitas.
En resumen, con un programa de facturación no tendrás que pensar más en el número de factura, ¡nosotros lo hacemos por ti!
¿Es tu plantilla de Excel lo suficientemente profesional?
¡La primera impresión importa! Al enviar una factura a tu cliente, quieres que éste perciba el estilo y profesionalidad de tu negocio, incluyendo la información correcta para que se considere una factura legal.
Con un programa de facturación, como AVALON, no tendrás que pensar en estos detalles. Nos preocupamos por la legalidad y todas las facturas contienen los detalles correctos, como porcentaje de IVA, fecha de vencimiento, desglose de las cantidades, etc.
Si hablamos de escalabilidad, con un programa de facturación puedes comenzar con lo más básico e ir aumentando la funcionalidad poco a poco cuando lo necesites.
¿Conservas todas las notas de pedido y presupuestos?
Cuando tu negocio crece, es normal comenzar a trabajar con más documentos como: notas de pedido, facturas rectificativas, presupuestos, facturas proforma, etc. Un programa de facturación te agiliza este proceso, pero con Word y Excel tienes que crear cada documento individualmente.
Pasar un presupuesto a pedido, o un pedido a factura es mucho más que sólo cambiar el título del documento.
Al utilizar un programa de facturación, éste seguirá el flujo de tu negocio, tomando la información del sistema y moviéndote de un documento a otro con un solo clic. Garantizando que los encabezamientos, cantidades y columnas seguirán correctas.
Además, con nuestro programa de facturación obtendrás una perfecta visión general de tus facturas, vencidas, pagadas o proformas, presupuestos aceptados o enviados y mucho más. Sólo tienes que iniciar sesión y todo aparecerá en tu pantalla.
¿El cálculo automático del IVA, el IRPF o el recargo de equivalencia está correcto?
Todos cometemos errores. Es por ello por lo que existe la opción de deshacer en Word o Excel o la goma de borrar en los lapiceros. Sin embargo, calcular el IVA en Excel es cuestión de crear una fórmula.
¿Pero qué pasa si tienes que incluir una retención de IRPF o el recargo de equivalencia. En AVALON, con un par de clics lo has hecho, no hay errores y no tienes que depender de fórmulas.
Y, bueno, ya no te digo si tienes que hacerlo en Word, que todo depende de ti con la calculadora en la mano.
Poder automatizar la creación y envío de facturas
Es habitual en el sector servicios, sobre todo en negocios como catering a empresas, seguridad, gestorías y hosting u otras telecomunicaciones, que emitas cada cierto tiempo la misma factura al mismo cliente.
Puedes copiar y pegar en Word y Excel, pero tras un tiempo este proceso termina siendo un poco manual. En AVALON, al igual que en otros programas para hacer facturas, puedes automatizarlo programando la creación y envío de facturas a tus clientes. Así, no tienes de qué preocuparte.
¿Realmente te resulta tan fácil utilizar Excel para facturar?
Incluso si reutilizas la mayor parte de la información al sobrescribir en una plantilla, ¿realmente ahorras tiempo?
Con AVALON crearás y enviarás facturas en menos de un minuto y toda la información se guardará para crear la siguiente factura. ¡Di adiós a sobrescribir manualmente!
Por último, me gustaría recordarte que si deseas tener tus facturas en PDF, puedes exportarlas desde AVALON en cualquier momento.
Te invitamos a probar AVALON Gestión, nuestro software de gestión empresarial especialmente diseñado para profesionales, autónomos y PYMEs que te ayudará a tener toda la información de tu negocio ordenada de un forma sencilla y eficaz.
