La factura electrónica, factura digital o factura telemática, sin lugar a dudas es el modelo de factura que predominará en breve. La creciente importancia en la utilización de nuevas tecnologías y la búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y comodidad, está provocando que cada vez sea más frecuente el uso de factura mediante un soporte electrónico.
Desde 2015 su implantación cobró un nuevo impulso con las medidas que hacen obligatorio su uso en la Administración Pública y entre las grandes empresas.
La factura electrónica lleva funcionando bastantes años pero su uso no ha conseguido generalizarse entre las pymes y los autónomos. salvo que actúen como proveedores de determinadas grandes empresas.
Desde enero de 2015 su uso es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública, lo cual está contribuyendo a extender su uso y a proteger a pymes y autónomos de la morosidad.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es como una factura normal, pero con la particularidad de que el fichero informático generado está firmado electrónicamente. Realmente la firma electrónica es lo que garantiza la integridad del contenido de la factura.
Para realizarla debemos hacer uso de programas que, como AVALON – Gestión y Facturación, permiten la generación de estos documentos de manera sencilla, ágil y segura.
Al igual que en una factura al uso, los datos como CIF, razón social, importe, IVA, etc, deberán estar consignados de manera correcta. La particularidad, como hemos señalado, es el formato en que se genera y, en consecuencia, del uso que hacemos de ella con la administración.
La gestión informática y el sistema de envío usado en la factura digital permiten garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no se ha alterado (integridad).
La factura electrónica se realiza en dos fases:
- Se crea la factura (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos.
- Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura.
Normativa de la factura electrónica
La factura electrónica está regulada por la siguiente normativa:
Reglamento de facturación que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 y que entró en vigor el 1 de Enero de 2013.
Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Algunas Comunidades Autónomas ya vienen por su parte legislando sobre sus propias plataformas de facturación electrónica: Cataluña (Ley 10/2011), Comunitat Valenciana (Decreto 87/2010) y La Rioja (Decreto 27/2013).
Novedades 2015: Administración Pública y actividad privada
Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio facturar electrónicamente a todos los organismos de la Administración Pública: Ministerios, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, empresas públicas, etc. Por ejemplo, si suministras material escolar o productos de limpieza a un colegio público.
Pueden quedar exentas las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros, siempre que la Administración pública pertinente así lo indique reglamentariamente.
También aquellas para las que la Administración pertinente retrase el plazo con objeto de preparar el punto telemático de presentación de facturas electrónicas.
El objetivo de esta novedad es incrementar el control sobre los pagos de la Administración Pública para reducir su morosidad y mejorar la competitividad de sus proveedores, reduciendo los costes y riesgos financieros.
Para ello se ha creado un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada Administración, esto es, Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales, en el que los proveedores presentarán y tramitarán las facturas que deberán estar en el formato Facturae 3.2.1., lo cual obliga a trabajar con proveedores de facturación que tengan integrado este formato.
Por ejemplo, FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado.
Por otra parte, hay que destacar que también deben facturar electrónicamente las pymes medianas – grandes que operan en el sector privado, que son aquellas empresas con más de 100 empleados o un volumen anual de operaciones superior a 6.010.121 €. Y que será obligatorio usar este formato con aquellas empresas que lo hayan solicitado expresamente.
¿Qué formato se debe usar para la factura electrónica?
Cuando hablamos de formato de la factura nos referimos al fichero que soporta el contenido legal de la factura. Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
Los formatos usuados con más frecuencia son:
- PDF: se suele usar cuando el destinario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
- XML/XSIG: este formato es el que usa las Administraciones Públicas, (facturae).
- EDIFACT: se suele usar cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, y el destinario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.
Si estás empezando como autónomo, te recomendamos que valores la posibilidad de utilizar alguna herramienta de facturación que te ayude a llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad, te facilite la elaboración de facturas y te permita la generación y presentación de modelos de impuestos.
Por ello, te animamos a descargar la aplicación AVALON – Gestión y Facturación, donde puedes probar todas sus funcionalidades salvo algunas limitaciones y sin compromiso.
