¿Cómo escoger el programa de facturación adecuado para tu negocio? Las pymes que ya utilizan un buen programa de facturación lo tienen más fácil para controlar el cashflow de su negocio. Estos softwares permiten controlar con mayor facilidad el estado de las facturas, y agilizan la presentación de impuestos.
Sin embargo, escoger el programa de facturación adecuado para nuestro negocio no es fácil. En este post explicamos qué se debe tener en cuenta para escoger el software de facturación que mejor se adapte a las necesidades de tu pyme.
Las ventajas de un programa de facturación
Hasta hace bien poco (y todavía a día de hoy) muchas pymes en España seguían utilizando el programa Excel para llevar al día su facturación.
Y también era y es habitual el uso del procesador de textos Word para crear facturas, que luego deben imprimirse para enviarlas al cliente. Y una vez pagadas, se tienen que archivar en papel.
El proceso de facturación con este tipo de programas es lento y poco eficiente. Además, la posibilidad de equivocarse es elevada, a lo que luego hay que sumarle el tiempo necesario para corregir errores.
Por otro lado, seguir trabajando con facturas en papel no proyecta precisamente la imagen de una empresa respetuosa con el medioambiente.
Para evitar trabajar con Excel y Word, y para reducir el tiempo necesario para llevar bien la facturación, algunas empresas han optado por contratar los servicios de una gestoría. Pero ese ahorro en tiempo se descompensa por el coste de tener que pagar a los gestores.
Con un buen software de facturación se eliminan todos estos problemas:
- se agiliza la gestión de la facturación y permiten llevarla al día fácilmente.
- son sencillos y fáciles de usar.
- contribuyen a mejorar el flujo de trabajo de los departamentos de administración o del equipo encargado de llevar al día la facturación.
- no se requieren conocimientos técnicos específicos para utilizarlos, así que hacen innecesarios los servicios de las gestorías.
- eliminan el margen de error de trabajar con hojas de cálculo y procesadores de textos.
- eliminan las facturas en papel, con lo que se reduce el gasto y se respeta el medioambiente.
- tienen precios muy competitivos, que prácticamente cualquier pyme se puede permitir.
Existen actualmente muchos programas de facturación. El precio de estos softwares varía según el número de funcionalidades que incluyan y según el número de usuarios que lo vayan a utilizar, entre otras variables.
Para saber qué programa de facturación escoger hay que tener en cuenta las necesidades de cada empresa. Sin embargo, hay 10 funcionalidades básicas que todo programa de facturación debería tener.
Las 10 funcionalidades básicas de un programa de facturación
- Creación automática de facturas y tickets, con numeración correlativa.
- Capacidad de almacenar diferentes plantillas de facturas.
- Posibilidad de enviar las facturas directamente desde la plataforma del programa.
- Información sobre el estado de tus facturas y alertas si están vencidas.
- Sistema de envío automático de recordatorios de pago a los clientes.
- Categorización de gastos y gráficos de cobros y pagos para controlar tu cashflow de un vistazo.
- Agenda para guardar contactos, tanto de clientes como de proveedores.
- Conexión con bancos para facilitar las conciliaciones bancarias.
- Posibilidad de rellenar de forma automática los modelos tributarios trimestrales y anuales.
- Acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, incluso smartphone.
¿Tu empresa necesita algo más que un software de facturación?
Si además de automatizar la facturación, en tu empresa necesitáis una forma de llevar la día la contabilidad sin tener que invertir muchos recursos ni pagar a una gestoría, lo que estáis buscando va más allá de un programa de facturación: buscáis un software de contabilidad.
La principal ventaja de los programas de contabilidad es que, además de incluir las funcionalidades propias de un programa de facturación, tienen funciones de mayor alcance y permiten llevar un control global del estado contable y financiero del negocio.
Según las funcionalidades que integren, algunos softwares de contabilidad llegan a ser ERPs, del inglés Enterprise Resource Planning. Básicamente, porque son programas muy completos que sirven para interconectar y automatizar procesos en todos los departamentos de la empresa.
Los ERPs no sólo sirven para hacer asientos y llevar al día los libros contables, sino que también permiten gestionar y monitorizar los stocks en tiempo real, gestionar los activos inmovilizados, presentar impuestos, gestionar y pagar las nóminas, crear informes personalizados, etc.
Desde Impress Group os invitamos a probar nuestro programa de Gestión y Facturación para PYMEs, profesionales y autónomos AVALON. Un programa diseñado para ofrecer todas las herramientas necesarias para las empresas de hoy en día pero eliminando las complejidades habituales de programas diseñados para grandes empresas o corporaciones. AVALON es un programa diseñado por y para los profesionales y pequeñas empresas.
Descarga ya nuestra demo totalmente funcional y prueba todas las posibilidades que AVALON puede ofrecerte.
