Después de instalar AVALON procederemos a iniciar la aplicación con el icono que tendremos en el escritorio o desde Inicio->Aplicaciones->Avalon Gestion->Inicio
La aplicación comprobara si existen actualizaciones disponibles en cuyo caso las descargará automáticamente y las instalará.
Una vez hecha esta comprobación nos pedirá que ingresemos los datos de un usuario autorizado para el uso de la aplicación. Por defecto estos datos son:
- Usuario: admin
- Password: admin
(ambos en minúsculas)
En caso de introducir datos erróneos, la aplicación nos lo indicará.
Si es la primera vez que iniciamos la aplicación se nos ofrecerá la opción de ingresar nuestro numero de licencia (el cual se envía al realizar la compra) o iniciar la aplicación en modo DEMO (en el caso de que no dispongamos de ninguna licencia válida).
El numero de licencia puede introducirse posteriormente desbloqueando las funcionalidades de la aplicación asociadas al tipo de licencia adquirida.
En el caso de elegir la opción de iniciar en modo DEMO, en la siguiente pantalla se nos informará de las limitaciones que ello implica.
Si elegimos introducir el numero de licencia, se nos mostrará una pantalla donde deberemos introducir el numero que habremos recibido y proceder a la validación del mismo a través de internet. En caso de producirse algún error siempre puede iniciar la aplicación en modo DEMO y contactar con nuestro departamento de soporte que le indicará como proceder para validar su licencia.
Si todo es correcto la aplicación se iniciará.
Creación de Empresa
Si es la primera vez que se ejecuta AVALON, significa que todavía no hay datos por lo que se le invitará a crear una empresa con la que trabajar. Se abrirá la Ficha de Empresa donde deberá introducir los datos de su empresa.
Aquí introduciremos los datos que se nos solicitan en la pantalla. Conviene destacar que en el apartado Nombre introduciremos el nombre comercial de nuestra empresa y en el apartado Razón Social, introduciremos el nombre fiscal de nuestra empresa (siempre y cuando sean diferentes, por supuesto). Por defecto al introducir el nombre comercial, la aplicación copiará este nombre a la Razón Social de forma automática, pudiendo modificarla posteriormente.
En la parte inferior disponemos de varios apartados separados mediante pestañas.
- Datos Fiscales
- Certificado Digital
- Ajustes
- Ajustes Factura
- Firma para los email
Datos Fiscales
En los Datos Fiscales introduciremos los correspondientes a nuestra empresa, así como los datos de la cuenta corriente para el supuesto de que queramos emitir remesas de recibos.
Certificado Digital
En el apartado de Certificado Digital deberemos adjuntar el archivo de certificado digital asi como su contraseña para poder utilizar en aquellos apartados del programa en los que necesitamos comunicarnos con la AEAT (factura electrónica, consulta de NIF/CIF, gestión SII).
Ajustes
En el apartado ajustes podremos configurar algunos de los valores por defecto que utilizaremos en el programa y que son particulares de cada empresa:
- IVA predeterminado: aquí introduciremos el valor de IVA que usamos habitualmente en nuestras facturas. Dicho valor es modificable en cada albarán, factura, pedido, presupuesto.
- IRPF predeterminado: aquí introduciremos el valor de IRPF que usamos habitualmente en nuestras facturas. Dicho valor es modificable en cada albarán, factura, pedido, presupuesto.
- Rec.Eq. predeterminado: aquí introduciremos el valor de Recargo de Equivalencia que usamos habitualmente en nuestras facturas. Dicho valor es modificable en cada albarán, factura, pedido, presupuesto.
Junto a cada una de estas opciones tenemos una casilla para marcar etiquetada como Mostrar. Esta casilla deberá ser activada en los casos en que queramos que dicho valor se muestre en el programa y en los documentos que generemos. Es decir, si nuestra empresa no trabaja con IRPF, además de dejar su valor a 0,0% podremos desmarcar la casilla de Mostrar para que no aparezca ni en el programa, ni en nuestros documentos y así evitar inducir a errores.
- Trabajar con Artículos: Esta casilla deberá ser marcada en el caso de que trabajemos con artículos y queramos que aparezcan desglosados en nuestros documentos. Si lo dejamos desmarcado, en los albaranes, facturas, pedidos y presupuestos tendremos a nuestra disposición un campo de texto libre donde podremos escribir la descripción de los trabajos facturados y un importe único para el documento.
- Mostrar menú Albaranes: AVALON está diseñado para trabajar con albaranes que posteriormente se facturan. Sin embargo entendemos que hay empresas que hacen directamente la factura y no quieren trabajar con albaranes. Para estos últimos existe la opción de Factura Directa y esta opción que ocultaría el menú de acceso a los albaranes para evitar equivocaciones. Teniendo en cuenta que la única forma de modificar una factura es modificando su albarán, recomendamos dejar esta opción sin marcar.
- Indicar albaranes en factura: esta opción sirve para lo que indica expresamente, es decir, indicar en las facturas los números de albaranes que se incluyen en la misma o evitar dicha indicación y mostrar solamente los artículos o conceptos facturados.
- Longitud de cuentas contables: Aquí indicaremos cuantos dígitos tienen nuestras cuentas contables (por defecto son 10) ya que el programa genera números de cuenta contable automáticos cada vez que se crean cliente o proveedores y estos aparecen en algunos de los listados que se generan.
Ajustes Factura
En el apartado de Archivo Logo JPG podremos adjuntar una imagen con el logotipo de nuestra empresa que se utilizará en los documentos que imprimamos (factura, albaranes, pedidos, etc.). Indicar que la imagen puede tener un tamaño máximo de 210x34mm debe estar en formato JPG y se utiliza todo el ancho del papel, por tanto hay que tener en cuenta el margen que queramos que exista en la parte superior y en los laterales del logotipo. Si tiene cualquier problema, puede remitirnos su logotipo y le haremos llegar un archivo correctamente formateado.
En el caso en que tengamos diferentes modelos de factura, desde aquí indicaremos cual de ellos es el modelo por defecto que se usará para los envíos automáticos por email o impresión de varias facturas al tiempo. En cualquier caso, de forma individual siempre se nos preguntará que modelo queremos usar antes de imprimir/enviar/generar una factura.
En el caso de aquellas empresas exentas de IVA, disponen de un apartado para indicar, en el supuesto de que estén obligados a ello, el texto legal correspondiente que quieran añadir a las facturas en la parte inferior.
Firma para los email
Una de las opciones de AVALON es la de enviar por email las facturas a nuestros clientes. En este apartado introduciremos la firma que queremos que aparezca en dichos correos electrónicos (podremos incluir por ejemplo los datos referentes a la RGPD).
Crear Ejercicio
Una vez completada la ficha de nuestra empresa, la primera vez se nos solicitará también la creación de un nuevo ejercicio, que normalmente corresponderá al año que vamos a empezar a trabajar.
Al mismo tiempo podremos indicar el numero de la primera factura que vayamos a usar en dicho ejercicio (entre 1 y 10000). Por defecto los números de factura empiezan en el numero 1 mostrándose en las facturas como 1/2019 por ejemplo. Si queremos empezar con un numero diferente es el momento de indicarlo ya que posteriormente no podrá ser modificado. Los números de factura serán correlativos a partir de este primer número.
Una vez completado este paso ya podremos empezar a crear nuestros clientes/proveedores y generar nuestros albaranes/facturas.
