Una de las formas habituales con la que las empresas realizan las facturas es con el programa de Microsoft Excel. La mayoría de los expertos no recomiendan hacer las facturas con Excel, sobre todo para aquellas empresas que tienen un gran volumen de facturación. Pero como todo software, su utilización tiene sus ventajas e inconvenientes.
Ventajas de la facturación de la empresa con Excel
Empezamos por los beneficios que tiene el programa de Excel para hacer facturas.
- Permite reunir todas las facturas en un mismo libro. Puedes aglutinar las facturas por trimestres, años, clientes en un único libro. Eso sí no debemos olvidar numerar cada hoja de Excel con el número de cada factura.
- No hace falta programar nada. Al ser un programa tan utilizado por la mayoría de las empresas, existen plantillas de facturas que pueden ayudarte en esta tarea, como las que puedes encontrar aquí.
- Convertir la factura en un PDF de forma sencilla. No hace falta que abras otro programa para guardar la factura en formato PDF. Este es el formato más recomendable para enviar las facturas por email. Tan solo deberemos marcar guardar como y en caso de no tener esta opción, es recomendable instalar el complemento para formato de archivo correspondiente.
- Facilidad de cálculo. Sólo tendremos que introducir las fórmulas una única vez. El resto será rellenar con los datos de los clientes y el tipo de servicio prestado o artículos comprados. Los totales, junto con IVA y IRPF de la factura se calcularán automáticamente. Asimismo, también podremos aplicar descuentos de forma general, sin tener que ir artículo por artículo. Como consecuencia directa de esto evitaremos errores de cálculo y ahorraremos tiempo.
- Protección de hojas y celdas. ¿Cuántas veces hemos encontrado errores en las facturas porque alguien cambió algún valor de la plantilla? Con Excel podrás evitar esto, ya que permite bloquear una hoja o determinadas celdas. Esto es muy útil si son varias las personas que maneja este libro de Excel.
- Numeración automática. El programa hace que introduzcamos las facturas siguiendo una numeración correlativa. De este modo, evitaremos asignar un mismo número a diferentes facturas.
- Es un programa versátil. No solo nos va a ayudar con la facturación de la empresa, también tiene otras funcionalidades: gestión de inventario, costes de producción, etc.
Inconvenientes de la facturación de la empresa con Excel
Pero no todo son beneficios, encontramos los siguientes inconvenientes de usar Excel.
- La complejidad del programa. Muchas empresas opinan que es complicado utilizar este software aunque esté instalado en casi todos los ordenadores del mundo. Pero este inconveniente se puede salvar mediante plantillas realizadas por expertos en este programa y/o con tutoriales de este programa.
- Posibilidad de cometer errores. Existe el riesgo de copiar mal los datos a la plantilla o escribir mal dichos datos. Pero esto nos va a pasar con cualquier tipo de programa de facturación.
- Es más difícil realizar un análisis del negocio. Algunos empresarios se suelen quejar que es difícil hacer un análisis mediante la utilización de Excel.
- Requiere conocimiento. Hay algunos que apuntan que es necesario tener un conocimiento exhaustivo para poder manejar este programa y sacarle partido. Con nociones básicas puedes utilizar este programa, sin ninguna dificultad. Eso sí, no está demás adquirir alguna formación.
- Dificultad de trabajar varias personas sobre un mismo archivo Excel. Al igual que ocurre con cualquier programa de Windows, este genera una copia de lectura del archivo si este está abierto ya por otro usuario. Esto implica que no nos dejará guardar los datos que introduzcamos y tendremos que hacerlo en un archivo aparte para luego incluirlo en el archivo principal.
- Algunas plantillas no permiten añadir más campos porque están bloqueadas o dicho campo queda fuera del área de impresión por las macros y al exportarlo en PDF se pierde dicho dato.
Si eres una sociedad que tiene ya cierta cartera de clientes, está más que claro que un programa de facturación será absolutamente necesario.
Si eres un profesional, autónomo o pequeño comerciante que hace pocas facturas, podrías pensar que quizás con un modelo de factura en el Excel será suficiente… En realidad no es suficiente, aquello no es más que un “apaño para salir del paso” que te obligará a tener conocimientos del programa para poder ajustarlo a tus necesidades.
A la larga, la mejor opción es elegir un programa de facturación sencillo que nos ayude a simplificar tarea de facturación y nos agilice el proceso para dedicarle el menor tiempo posible.
Te invitamos a probar AVALON, un programa diseñado para el pequeño empresario con herramientas sencillas que simplifican tu quehacer diario y te permite disponer de más tiempo para invertirlo en realizar tu actividad y generar rentabilidad en tu negocio.
Mejor piensa de cara al futuro y no tomes decisiones a corto plazo cuando de la gestión de tu negocio se trate.
